Η απόρριψη αιτημάτων πολιτών λόγω υποβολής τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαλλάσσει τα υποκαταστήματα του Ελληνικού Κτηματολογίου από την υποχρέωση εξυπηρέτησης. Έπειτα από παρέμβαση της Ανεξάρτητης Αρχής του Συνήγορου του Πολίτη, αποσαφηνίστηκε ότι οι υπηρεσίες οφείλουν να υποδεικνύουν τη συγκεκριμένη ψηφιακή διαδρομή μέσω taxisnet, διασφαλίζοντας την πρόσβαση στο πλήρες σώμα αποφάσεων και εκκρεμών πράξεων.
Το πρόβλημα ανέδειξε διαμεσολάβηση στο Κτηματολογικό Γραφείο Κρήτης για υπόθεση που αφορά σε εμπράγματο δικαίωμα επικαρπίας επί γεωτεμαχίου με συγκεκριμένο ΚΑΕΚ. Η ενδιαφερόμενη διαπίστωσε ότι στο απόσπασμα περιγραφικής βάσης εμφανίζονταν οι αριθμοί και η ημερομηνία έκδοσης τεσσάρων αποφάσεων Επιτροπών Ενστάσεων από τον Μάρτιο 2026, καθώς και σχετικές εκκρεμείς αιτήσεις καταχώρισης πράξεων. Εντούτοις, υπήρχε πλήρης αδυναμία ανάγνωσης του περιεχομένου τους.
Η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις 30 Μαρτίου 2026 και 9 Απριλίου 2026 προς την προϊσταμένη αρχή δεν απέδωσε αποτέλεσμα. Το υποκατάστημα υποστήριξε εκ των υστέρων ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν μη αποδεκτό τρόπο υποβολής αιτημάτων και συνεπώς δεν διεκπεραιώνονται. Η πρακτική αυτή οδήγησε σε διοικητικό αποκλεισμό της ενδιαφερόμενης από κρίσιμα νομικά στοιχεία του ακινήτου της.
Ο Συνήγορος του Πολίτη, ανέδειξε εν προκειμένω ότι:
- Βάσει του άρθρου 2 του Ν. 2664/1998, η δημοσιότητα των κτηματολογικών εγγραφών αποτελεί βασική εγγύηση για την ασφάλεια των συναλλαγών.
- Το άρθρο 4 (παρ. 1 και 2) του Ν. 2690/1999 (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας) ορίζει ότι οι υπηρεσίες υποχρεούνται να διεκπεραιώνουν τις υποθέσεις των πολιτών. Σε περίπτωση αντικειμενικής αδυναμίας, οφείλουν να γνωστοποιούν εγγράφως τους λόγους καθυστέρησης και κάθε χρήσιμη οδηγία.
- Η θεσμική εποπτεία ασκήθηκε δυνάμει του άρθρου 3 του Ν. 3094/2003, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 18 του Ν. 4444/2016.
Η απόρριψη ενός άτυπου αιτήματος χωρίς καθοδήγηση συνιστά διοικητική παράλειψη. Η υπηρεσία δεν αρκεί να επικαλείται το απαράδεκτο του μέσου επικοινωνίας, αλλά οφείλει να υποδεικνύει το έγκυρο ψηφιακό κανάλι.
Μετά την έγγραφη παρέμβαση, το αρμόδιο υποκατάστημα ανταποκρίθηκε αυθημερόν και απέστειλε αναλυτικό ηλεκτρονικό μήνυμα, εξειδικεύοντας τα απαραίτητα τεχνικά βήματα.
Η διαδικασία κατέστησε σαφές ότι τα έγγραφα βρίσκονταν ήδη αναρτημένα στο σύστημα, αλλά η έλλειψη διαλειτουργικής διεπαφής και σαφούς διεπαφής χρήστη καθιστούσε τον εντοπισμό τους αδύνατο χωρίς τεχνική καθοδήγηση. Συνεπώς τα κτηματολογικά γραφεία δεν μπορούν πλέον να επικαλούνται τον φόρτο εργασίας για να αφήνουν αναπάντητα ερωτήματα σχετικά με τον εντοπισμό πράξεων.